home-office-einrichten

Home Office inrichten: Tips voor uw thuiskantoor

Definitie: Wat is een Home Office?

De term Home Office wordt als synoniem voor thuis werken gebruikt.
Van de kant van de werkgever moet hier een sterk onderscheid worden gemaakt.
Er is echt sprake van Home Office, ook wel telewerk genoemd, als de werknemer of zelfstandige slechts thuis werkt. In de onderneming zelf is geen werkplek ingericht.
In tegenstelling tot mobiel werken moet aan werknemers, die in het Home Office werken, werkapparatuur (PC) ter beschikking worden gesteld.
In veel bedrijven wordt vaker “mobiel werken” of “afwisselend telewerken” uitgeoefend. Bij de laatstgenoemde variant kan zowel in de onderneming als ook thuis worden gewerkt.

Checklist: Wat heeft u nodig voor een thuiskantoor?

  • Goed licht Een goed humeur, verhoogde productiviteit – alleen al twee redenen waarom goed licht bovenaan de checklist staat. Richt uw Home Office in de buurt van een kozijn in.
  • (Het liefst twee) monitor(en). Het werken met twee monitoren kan uw productiviteit met meer dan 30% verbeteren.
  • PC of laptop: Op de lange termijn zal het werken achter de laptop uw rug beschadigen, sluit hem daarom aan een monitor aan.
  • Toetsenbord
  • Muis. Een muis met kabelaansluiting verlost je van batterij- en softwareproblemen.
  • Tafel: De tafel moet minstens 80 cm diep zijn – de breedte kan beginnen bij 1,50 m.
  • Stoel: Het hoeft niet per se een directiestoel te zijn, soms is een eenvoudige eetkamerstoel ook voldoende. Het loont echter de moeite, in een ergonomische stoel te investeren.
  • Snelle internetverbinding: Afhankelijk van met welke programma’s u werkt, maar ook gewoon om dingen met uw team of chef kort te sluiten, is een internetaansluiting essentieel.
  • Software voor videoconferenties, Office producten, speciale bedrijfssoftware

Werkplek inrichten – 12 tips voor een effectief Home Office

1. Veel (dag-)licht

Daglicht verbetert niet alleen uw humeur, maar verhoogt ook nog eens de productiviteit. Let bij de keuze van uw werkplek op veel daglicht. Zorg bovendien voor lichtbronnen, die bij grijs winterlicht of schemering uw kantoor verlichten.
500 Lux wordt als minimum beschouwd. Let op: De aard van het kozijn glas is van invloed op hoeveel en in welke kwaliteit daglicht de ruimte binnenkomt. Bij inferieure kwaliteit driedubbel glas kan het zijn, dat er een lichtverlies van 30% optreedt. Alleen een optimale isolatie en een goede lichtdoorlatendheidwaarde garanderen maximaal daglicht. Het bureau mag niet meer dan een halve meter van het raam verwijderd zijn. 

2. De perfecte PC & Monitor setup

Voor een aangenaam werken moet de monitor minstens 19 inch groot zijn. Hoe groter het beeldscherm, hoe effectiever ermee kan worden gewerkt. Een tweede monitor lijkt voor sommige mensen misschien gek, maar het is zeker de moeite waard, omdat verschillende werkgebieden of programma’s naast elkaar weergegeven kunnen worden. Dat heeft een positief effect op de productiviteit – die met meer dan 30% kan worden verhoogd.
Bij de PC hangt het er van af, met welke programma’s u werkt. Afhankelijk van hoe arbeidsintensief deze zijn, kan ook een minder krachtige PC voldoende zijn. Er bestaan zogenoemde All-In-One-Pc’s die monitor en PC in een apparaat bieden – dat scheelt ruimte.
De monitor moet aan de zijkant van het raam worden geplaatst. Staat deze daarentegen direct bij of voor het raam, dan verblindt en stoort het invallende zonlicht. Extra zonwering voor het raam zoals rolgordijnen, plissés, Raffstores of jaloezieën voorkomen onaangename blinderingseffecten.

3. Ergonomisch inrichten

Als uw Home Office ergonomisch is ingericht, helpt dit typische problemen van kantoorwerk, zoals rugpijn, te voorkomen. 
Stel uw bureaustoel zo in, dat uw boven- en onderbenen een hoek van 90 graden vormen, wanneer u op de stoel zit. Uw voeten moeten plat op de vloer kunnen staan. Controleer nu, of uw boven- en onderarmen ook een hoek van 90 graden vormen, wanneer ze op het bureau liggen.
Houd een afstand van ca. 80 cm tot het beeldscherm aan. Dit hangt echter altijd af van de beeldschermgrootte: groot beeldscherm = grote afstand. Let er op, dat de bovenkant van het beeldscherm zich onder ooghoogte bevindt – ca. 20 cm is aan te raden. Uw hoofd mag niet meer dan 45 graden buigen.
Plaats het toetsenbord in het midden voor u, de muis komt er naast.
Werk, als dat mogelijk is, ook regelmatig staand. Als dat niet mogelijk is, onderbreek dan uw werk regelmatig en sta even op. Lang zitten is niet goed voor uw lichaam.

4. Werkleven ruimtelijk van alledaags leven scheiden

In het beste geval biedt uw huis zoveel ruimte, dat u een werkkamer heeft. Als er geen aparte ruimte is, is het de moeite waard om de werkplek te scheiden door een scherm, gordijn of grote kamerplanten. Dat is belangrijk voor de geest. Na gedane arbeid moet u zich kunnen ontspannen. Dat is niet mogelijk, als de werkplek altijd aanwezig is.

5. Bij weinig ruimte improviseren

Als u geen werkkamer heeft, voldoet ook de woonkamer, de slaapkamer of een kelderruimte. Een deel van een inbouwkast kan ook tot een effectief Home Office worden omgebouwd.
Het is in ieder geval belangrijk, dat de ruimte zich in de buurt van een raam bevindt en ruim voldoende daglicht biedt. 

6. Uitmesten: Afleiding buiten bereik plaatsen

De Whatsapp Chat, de tablet met games – het leidt u allemaal af en kost u achterstand, die u met moeite weer kunt wegwerken.
Verwijder alles, dat u afleidt, uit uw Home Office of plaats het tenminste ver buiten uw bereik. Over het algemeen zijn wij mensen gemakzuchtig. De verwijdering creëert de nodige afstand.
Dit omvat ook rommel of overmatige decoratie. Maak uw bureau leeg en plaats alleen nog terug, wat u voor het werken daadwerkelijk nodig heeft Een decoratief item, bijvoorbeeld uw favoriete familiefoto, mag op het bureau blijven staan.

7. Met de juiste kleding de psyche te slim af zijn

Sinds het begin van de pandemie is één kledingstuk favoriet: de joggingbroek.
Passende kleding is echter ook belangrijk voor de psyche, ook wanneer misschien niemand u daadwerkelijk ziet. U hoeft echter ook niet in een pak te kruipen. U zult merken, dat de “werk” kleding uw productiviteit ten goede komt.

8. Werktijden instellen en naleven

Weer later begonnen, omdat uw bed te lekker lag? Zit u nu tot laat in de avond achter de PC? Stel werktijden in en schrijf deze op. Houdt u zich er strikt aan. Als u eerder klaar bent met werken, bent u blij met uw beroep.

9. Socializen: Contacten onderhouden

Zelfs de meest introverte collega zal door corona de muren op zich af zien komen. Onderhoud ook vanuit thuis het contact met uw collega’s. Instant-Messaging-Diensten zoals Slack of wekelijkse teamvergaderingen via videoconferenties maken dat mogelijk.

10. Pauzes nemen

Snel brood eten achter de computer en tegelijk een mail sturen aan de klant? Beter van niet.
Gebruik uw pauze voor een wandeling, iets lekkers aan de eettafel of volg uw lievelingsserie, waar u zich al de hele week op heeft verheugd. Het belangrijkste is dat u zich kunt ontspannen en u uw werkplek kunt verlaten. Alleen op die manier kunt u na de pauze uw productiviteit weer terugvinden.

11. Wees voorbereid

Controleer uiterlijk de dag ervoor, of alles klaar ligt voor de dag van morgen. Daarbij horen wachtwoorden voor belangrijke programma’s, headset en camera voor de volgende videoconferentie, etc.
Veel bedrijven gebruiken wachtwoord-programma’s, waarmee u thuis kunt inloggen en van daaruit toegang krijgt tot belangrijke wachtwoorden.
Maak er een gewoonte van, om aan het einde van iedere werkdag te controleren, of alles klaar ligt voor de volgende dag.

12. Regelmatig ventileren

Regelmatig stoot ventileren verhoogt de concentratie en prestatie en maakt u fit. Optioneel kunnen ook ramen met geïntegreerde ventilatie worden gebruikt.

Voordelen van Home Office: Home sweet Homeoffice

  • Geconcentreerd, ongestoord werken in een aangename sfeer.
  • Verhoogde productiviteit
  • Met adequate kinderopvang is het makkelijker om beroep & familie te combineren.
  • Tijdsbesparing doordat u niet meer hoeft te pendelen.
  • Minder kosten door besparing op brandstof en reiskosten
  • Flexibele werkuren mogelijk

De ideale werkplek door glazen scheidingswanden

De ideale werkplek is ruimtelijk van het dagelijkse leven gescheiden. Hij kan door middel van een geluiddichte deur van de rest van het huis worden gescheiden.
Stoel, bureau en PC zijn ergonomisch op elkaar afgestemd.
De ruimte wordt door daglicht helder verlicht en biedt lichtbronnen voor schemering en avond.

home-office-einrichten-fin-office-glastrennwand

Hoe dan? Door op maat gemaakte glazen scheidingswanden.
Het huis wordt niet kleiner gemaakt door massieve wanden of onpraktische scheidingswanden. In plaats daarvan oogt de ruimte nog groter.
De scheidingswanden slikken het daglicht niet op, maar versterken het. Het gebruik van grote glazen oppervlakken en filigrane steunbalken straalt openheid uit en vervult exclusieve designeisen. Voor de nodige privacy kan melkglas worden geïntegreerd.
Het geluidsisolatieglas Multiprotect van Finstral zorgt voor de nodige rust – het glas isoleert tot 33 dB.

Veel gestelde vragen

Wie betaalt de inrichting van uwHome Office?

Als u daadwerkelijk uitsluitend vanuit huis werkt en niet gedeeltelijk vanuit kantoor, gedeeltelijk thuis, dan moet de werkgever de voor uw werk benodigde middelen – PC, toetsenbord, muis, etc. – ter beschikking stellen. Hij is echter niet verplicht, de kosten voor de gehele inrichting, zoals bijvoorbeeld bureau, stoel of zelfs decoratieve elementen te dragen.
Of de werkgever de kosten betaalt, hangt er ook van af, of het Home Office een permanenten of tijdelijke oplossing is.

Kan de werkplek thuis van de belasting worden afgetrokken?

De werkplek thuis is alleen dan aftrekbaar, wanneer deze voor meer dan 90% voor het werk wordt gebruikt. De kosten voor uw werkkamer kunt u als inkomensafhankelijke uitgaven bij de belasting opgeven. Het Home Office moet hierbij echter wel minimaal drie dagen in een vijfdaagse werkweek worden gebruikt.

Hoe zit het met werktijden in het Home Office?

Qua werktijd geldt voor het Home Office hetzelfde als voor de werkplek in het bedrijf. Een werktijd van maximaal 8 uur moet in acht worden genomen. Overuren zijn alleen toegestaan, wanneer deze binnen de volgende 6 maanden kunnen worden betaald. Dan is echter een werktijd van maximaal 10 uur per dag inclusief overuren toegestaan. Als u meer dan 6 uur werkt, heeft u recht op een pauze van 30 minuten, bij meer dan 9 uur op een pauze van 45 minuten.
Voor registratie zijn verschillende online tijdregistratie-tools beschikbaar. Als uw bedrijf met een vertrouwensperiode werkt of met een handmatig stempelsysteem, is het raadzaam, de eigen werktijden schriftelijk bij te houden.

Over de auteur

Jarl is de Marketing manager bij Finstral in Nederland. Hij slaagt er altijd in goede relaties op te bouwen omdat hij aanvoelt welke behoeftes er zijn. Hij kent de esthetische en functionele voordelen van de producten en kan hen met bekwaamheid en passie adviseren bij de keuze van het perfecte produkt.
Foto van auteur